Una reunión inefectiva de una hora a la cual asisten 10 personas no es 1 hora perdida, sino que son 10 horas perdidas. Este forma de mirar el “costo” de una reunión nos comienza a hacer visible todos las “sombras” de la improductividad. Aquello que por nuestros paradigmas, nuestras creencias o nuestros filtros mentales sencillamente no vemos pero que, a la hora de visibilizar costos y productividad, comienzan a aparecer como relevantes.
A continuación y a propósito de múltiples observaciones de equipos de trabajo se detalla 7 paradigmas, seteos mentales o filtros con los cuales abordamos esos acostumbrados rituales que solemos llamar reuniones:
1.- Convocamos, asistimos y participamos de reuniones sin medir la rentabilidad de una reunión. No nos damos cuenta de que tienen un costo.
Convocar a una reunión normalmente es gratis y no nos toma mucho tiempo pero llevarla cabo tiene su costo y su beneficio. Cada persona que asiste a una reunión le “cuesta” a una compañía una cierta cantidad de recursos en función del costo que cada empleado signifique para esa empresa.
En cada reunión se debiera ingresar el “costo por hora” que para la compañía tiene cada empleado que asiste y al final de la reunión, contabilizar la cantidad de horas ocupadas, sumar todas las horas de todos los que asisten y esa suma, contrastarla con el beneficio (también expresado en indicadores) que la reunión tuvo. La sumatoria de todas los “costos hora” de todos los empleados utilizado en reuniones durante un año, determinará el costo en que la compañía incurre gracias a estas prácticas.
2.- Pensamos que mientras más personas participen, vamos a sacar más partido a la reunión.
Por alguna razón tendemos a pensar que “mientras mas cabezas piensen, mejor”, invitando a veces personas para que solamente “estén informados”. A una reunión se debe invitar a las personas precisas y por lo tanto se debe generar un criterio para determinar en cada caso, quienes son las personas que efectivamente debieran asistir y cual debiera ser su contribución específica.
3.- Las reuniones deben durar al menos una hora.
Por alguna extraña razón, pensamos de manera inconsciente, que para que una reunión valga la pena, debiera tener al menos una extensión de una hora. Tenemos en general la idea de que lo “razonable “en la duración de una reunión, es una hora. En realidad se trata sólo de un paradigma sin asidero. Si una reunión debe durar 20 minutos, ese debe ser el tiempo y no más.
4. – La reunión comienza cuando estén todos.
Solemos perder minutos preciosos en la espera de personas que se integren a la reunión y mientras tanto, el encuentro se transforma en un evento social. Nos paramos a conversar con los demás; aparecen temas del fin de semana, del futbol o sencillamente nos enfrascamos en nuestros dispositivos electrónicos, esperando a que los demás lleguen. Es común la pregunta del que dirige la reunión ¿“ están todos”? La reunión debe iniciar a la hora prevista y los que lleguen tarde deberán hacerse cargo de sus atrasos.
5.- Aceptar como normal que los asistentes revisen sus correos o dispositivos electrónicos mientras se realiza la reunión.
Hemos internalizado como normal el estar adictos a nuestros dispositivos electrónicos, computadores , etc. Hasta en nuestra vida personal nos cuesta muchísimo el dejar de lado estos aparatos hasta en los momentos mas íntimos de nuestra vida familiar. En realidad el sentido de reunirse es, estar frente afrente con la energía puesta en la reunión, en el tema que convoca, en los participantes y en el objetivo de la reunión.
Utilizar nuestros computadores, revisar correos, chatear o sencillamente responder el teléfono, no sólo es una falta de respeto y consideración hacia los demás, sino que es una verdadera “zancadilla” a la reunión, su tiempo, sus objetivos y su resultado final.
6.- Pensamos que el verdadero trabajo está en las reuniones pensamos que el verdadero trabajo está en las reuniones y sentimos que ahí está la verdadera entrega.
En realidad, cada vez que vamos a una reunión y participamos de ella, tendemos a sentir que estamos trabajando a full y que estamos de verdad “ocupados”. Y de verdad en una reunión se conversa de trabajo, se coordina y se acuerda. El trabajo se está normalmente fuera de la sala de reunión. Incluso algunas personas se sienten “orgullosas” de estar tan trabajando tan duro al pasar gran parte de su tiempo en reuniones. Las reuniones son parte del trabajo cuando de tratar con clientes o proveedores se trata, de lo contrario, son conversaciones respecto del trabajo.
7.- Pensamos que somos más productivos al mezclar reuniones con comida.
Es común observar personas mezclando almuerzos con reuniones. En mi experiencia, las mezcla no es saludable sobre todo si los temas que se tratan son álgidos. Sin darnos cuenta además, vamos condicionando la velocidad de la reunión a la velocidad en que vamos comiendo y el postre, ya da la señal de que debemos ir cerrando temas. No merece mayores comentarios el hecho de mezclar alcohol con las reuniones pues el efecto en los niveles de consciencia puede llegar a ser incluso peligroso.
Escrito por Oscar Cáceres, coach, creador de Extraordinary People Model, speaker internacional, y expositor del curso Matery Invierno 2015.
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